Identification des UBO : comment trouver la personne derrière la société

Ce que l'identification de l'UBO signifie réellement

L'identification de l'UBO est le processus par lequel une entité assujettie détermine la ou les personnes physiques qui possèdent ou contrôlent en dernier ressort un client, puis vérifie ce constat par rapport à une source officielle, même lorsque la propriété passe par plusieurs niveaux de sociétés, de trusts ou de prête-noms.

Cette définition masque le vrai travail. Dans le cadre de la directive (UE) 2015/849, qui met en œuvre les standards mondiaux du Groupe d'action financière (GAFI), deux tests s'appliquent, et l'ordre compte.

Les deux tests : la propriété, puis le contrôle

Premier test : la propriété

Tout commence par les parts. Une personne physique remplit la condition de deux manières :

• Directement, en détenant 25 pour cent plus une action, ou plus de 25 pour cent, dans l'entité.
• Indirectement, en détenant une participation de même ampleur via une ou plusieurs sociétés qu'elle contrôle.

Les détentions indirectes comptent autant que les directes, l'analyse remonte donc la chaîne. Lorsqu'une société est détenue par une autre société, on multiplie les pourcentages le long de chaque branche pour obtenir la participation effective de chaque personne dans l'entité cliente. Les États membres peuvent retenir un seuil plus bas.

Second test : le contrôle

Une personne peut être bénéficiaire effectif sans détenir la moindre part qualifiante. Le contrôle peut venir d'un pacte d'actionnaires, du droit de nommer ou de révoquer la majorité du conseil, de droits de veto, ou de toute autre forme d'influence effective.

C'est le test que l'on manque le plus souvent. Il n'apparaît pas dans un tableau de capital, personne ne tombe donc dessus par hasard : il faut aller le chercher. C'est aussi pour cela que le travail UBO se rapproche davantage de la connaissance de la contrepartie que du simple remplissage d'un formulaire.

Lorsqu'aucun propriétaire ne se dégage

Si, après avoir épuisé tous les moyens possibles, aucun des deux tests ne fait apparaître de personne physique, on identifie à la place les dirigeants principaux. Il s'agit d'un mécanisme de repli défini, pas d'un échec de la démarche. Consignez les étapes suivies et le raisonnement tenu, afin qu'un superviseur puisse retracer comment vous y êtes arrivé.

Un UBO peut-il être une société ?

Un actionnaire peut être une société. Un bénéficiaire effectif ne le peut pas. L'analyse ne s'arrête que lorsqu'elle atteint des personnes réelles, une société intermédiaire n'est donc qu'une étape de la chaîne, jamais la destination.

Deux situations méritent un regard plus attentif :

• Les arrangements de prête-noms. Un actionnaire ou un administrateur prête-nom inscrit un nom au registre alors que le contrôle réel se situe ailleurs. Le prête-nom ne vous décharge pas de l'obligation d'identifier la personne qui se trouve derrière lui, et la présence de telles structures constitue en soi un signal de risque.
• Les trusts et structures complexes. Les trusts, fondations et groupes internationaux à plusieurs niveaux séparent la propriété du contrôle par construction, chacun selon sa propre logique quant à l'identité des bénéficiaires effectifs. Nous traitons ces cas séparément dans l'identification des UBO au sein des trusts et des structures complexes.

Vérifier les données UBO par rapport au registre

Trouver un UBO probable, c'est la moitié du travail. Ce constat doit encore résister à une source faisant autorité. En Belgique, cette source est le registre UBO national, créé par la loi du 18 septembre 2017 et géré par l'Administration générale de la Trésorerie du Service public fédéral Finances.

Voici ce que cela change dans la manière d'utiliser le registre : les entités assujetties doivent le consulter et signaler les écarts entre ce qu'il contient et ce que leur propre vigilance établit. Cette obligation écarte les deux raccourcis à la fois. Vous ne pouvez pas simplement accepter la déclaration du client, ni prendre le registre pour argent comptant. Vous comparez les deux, et un écart est un signal sur lequel agir.

Lorsque votre vigilance et le registre divergent, les règles européennes vous donnent trois options :

• Signalez rapidement. Signalez la divergence sans retard indu.
• Indiquez qui sont selon vous les propriétaires. Précisez qui vous considérez comme bénéficiaires effectifs, ainsi que les éventuels actionnaires ou administrateurs prête-noms.
• Ou invitez le client à corriger. Comme alternative étroite, vous pouvez inviter le client à corriger l'information dans les 14 jours, une option exclue dans les cas à risque plus élevé.

Les registres nationaux sont également en cours d'interconnexion via le système d'interconnexion des registres des bénéficiaires effectifs (BORIS) sur le portail e-Justice, la vérification transfrontalière s'intègre ainsi au même flux de travail de conformité de bout en bout.

Et la vérification n'est pas un exercice ponctuel. Les parts changent de mains, des personnes sont ajoutées ou retirées, et un dossier exact à l'entrée en relation se périme silencieusement. C'est une gestion continue du cycle de vie client, plutôt qu'un réexamen manuel tous les quelques années, qui maintient le dossier fiable entre deux revues.

Ce que l'AMLR 2027 change pour la propriété effective

Le paquet européen anti-blanchiment introduit un règlement directement applicable, l'AMLR (règlement (UE) 2024/1624), qui s'applique à partir du 10 juillet 2027, aux côtés de la nouvelle autorité, l'AMLA. Contrairement aux directives sur lesquelles il s'appuie, l'AMLR s'applique de façon identique dans chaque État membre, sans transposition nationale. La propriété effective passe ainsi de 27 variations nationales à une approche européenne unique. Nous détaillons la préparation dans L'AMLR arrive, êtes-vous réellement prêts ?

Trois changements méritent votre attention en priorité :

• Un seuil unique, légèrement plus bas. L'AMLR fixe un seuil européen unique de 25 pour cent ou plus, qui capte une personne détenant exactement 25 pour cent. Le test actuel du « plus de 25 pour cent » laisse passer ce cas.
• Un seuil encore plus bas pour les secteurs à risque. Pour les catégories d'entités à risque plus élevé, la Commission peut abaisser le seuil jusqu'à 15 pour cent.
• Un délai fixe pour les divergences. Signaler un écart avec le registre devient une obligation fixe de 14 jours calendaires, remplaçant la norme actuelle, plus floue, du « sans retard indu ».
• Une identification plus exigeante. De manière générale, le règlement rend l'identification et la vérification des bénéficiaires effectifs plus contraignantes.

Les équipes qui aborderont juillet 2027 le plus sereinement sont celles dont l'identification UBO est déjà structurée, auditable et pilotée par les données du registre plutôt que par une collecte manuelle. Si votre processus est aujourd'hui fragmenté, c'est le moment de le corriger, pas d'y ajouter davantage d'étapes manuelles.

Là où l'analyse de la propriété effective échoue le plus souvent

La plupart des échecs en matière d'UBO n'ont rien d'exotique. Ils se concentrent autour de cinq erreurs récurrentes, et les connaître, c'est déjà la moitié de la parade.

• S'arrêter au registre. Le registre est ce contre quoi vous vérifiez, pas la réponse. Considérer un extrait de registre comme la fin de l'analyse passe à côté de l'obligation de signalement des divergences, qui suppose que vous en trouverez et les contesterez.
• N'appliquer que le test de propriété. Le calcul des 25 pour cent est la partie facile et mécanique. L'influence réelle se cache dans les pactes d'actionnaires, les droits de nomination au conseil et les droits de veto, et c'est exactement la partie la plus souvent négligée.
• Traiter l'identification comme un acte ponctuel. Un dossier UBO est exact le jour où vous le terminez et commence à se périmer dès le lendemain. Sans surveillance, le dossier dérive silencieusement.
• Accepter les prête-noms sans examen. Un nom de prête-nom remplit un champ. Il ne décharge d'aucune obligation. Les structures de prête-noms sont une invitation à chercher plus loin, pas une permission de s'arrêter.
• Documenter insuffisamment le repli. Enregistrer les dirigeants principaux est légitime lorsqu'aucun propriétaire n'est identifiable, mais seulement si le raisonnement est consigné. Pour un superviseur, un repli non documenté ressemble à une lacune.

Conclusion

La propriété effective passe d'un exercice statique, fondé sur la déclaration, à un exercice vérifié en continu, et l'AMLR accélère ce mouvement. Les équipes qui s'adapteront le plus facilement sont celles qui traitent déjà l'identification de l'UBO comme un processus structuré et étayé par des preuves, plutôt que comme un formulaire à remplir à l'entrée en relation, avec des contrôles intégrés dès la conception plutôt qu'ajoutés après coup.

Menez correctement aujourd'hui l'analyse de la propriété et du contrôle, la vérification au registre et la surveillance continue, et vous aurez déjà accompli le travail qu'un régime européen harmonisé attendra demain.

Foire aux questions sur l'identification des UBO

Comment fonctionne l'identification de l'UBO en pratique ?

Vous appliquez deux tests dans l'ordre. D'abord un test de propriété, portant sur plus de 25 pour cent des actions ou des droits de vote, détenus directement ou indirectement. Puis un test de contrôle, portant sur le contrôle effectif par d'autres moyens, comme un pacte d'actionnaires ou un droit de nomination au conseil. Si aucun des deux n'identifie de personne physique, vous enregistrez les dirigeants principaux, puis le résultat est vérifié par rapport à un registre officiel.

Quelle est la différence entre l'identification et la vérification de l'UBO ?

L'identification consiste à déterminer qui est le bénéficiaire effectif à partir de la propriété et du contrôle. La vérification de l'UBO consiste à confirmer ce constat par rapport à une source faisant autorité, comme le registre UBO belge, et à agir sur toute divergence. Les deux sont nécessaires, et l'identification seule n'est que la moitié du travail.

Un bénéficiaire effectif ultime peut-il être une société ?

Non. Un UBO est toujours une personne physique. Une société peut apparaître dans la chaîne de propriété, mais l'analyse remonte jusqu'aux personnes réelles qui possèdent ou contrôlent l'entité.

Que change l'AMLR à l'identification de l'UBO ?

À partir du 10 juillet 2027, l'AMLR applique un seuil européen unique de 25 pour cent ou plus, qui remplace le test actuel du « plus de 25 pour cent » et capte les détenteurs d'exactement 25 pour cent. Pour les catégories d'entités à risque plus élevé, la Commission peut abaisser ce seuil jusqu'à 15 pour cent. Il introduit aussi un délai fixe de 14 jours calendaires pour signaler les divergences avec le registre, resserrant la norme actuelle du « sans retard indu ». Comme le règlement s'applique sans transposition nationale, les mêmes règles s'imposent aux entités assujetties dans chaque État membre.

À quelle fréquence les données UBO doivent-elles être vérifiées ?

En continu, et non une seule fois. La propriété change et les inscriptions au registre sont mises à jour, de sorte qu'un dossier exact à l'entrée en relation se périme. Un suivi continu des changements d'UBO et de propriété maintient le dossier fiable entre deux revues formelles.

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