Ayvens à propos de la collaboration Harmoney
Benjamin Gérard, Secrétaire Général d'Ayvens Belgique, leader du marché du leasing tout compris en Belgique, partage son point de vue sur la collaboration avec Harmoney.
À propos d’Ayvens
Ayvens (anciennement connu sous le nom d’ALD Automotive & LeasePlan) est un leader mondial de la mobilité durable. L’entreprise propose un large éventail de solutions, allant de la location longue durée à des formules d’abonnement flexibles, en passant par la gestion de flotte et les services de multi-mobilité. Ayvens accompagne une clientèle diversifiée : grandes entreprises, PME, indépendants et particuliers.
Présente directement dans 42 pays, elle dispose de la couverture géographique la plus étendue du secteur. Ayvens tire parti de cette position unique pour mener la transition vers le net zéro et accélérer la transformation numérique de la mobilité grâce à des services innovants et technologiques, favorisant l’adoption à grande échelle de modes de transport durables.
Défi : intensifier les efforts de conformité sans alourdir la charge de travail
À mesure que les cadres réglementaires évoluent, les institutions financières doivent continuellement s’adapter pour rester en conformité. L’un des défis auxquels Ayvens a été confronté concernait la collecte de données supplémentaires sur les clients afin de répondre aux exigences renforcées en matière de KYC et de lutte contre le blanchiment d’argent. Étant donné la taille et la diversité de la clientèle d’Ayvens, contacter manuellement les clients, suivre les réponses et vérifier les données aurait représenté une lourde charge pour les ressources internes. Un tel processus manuel comportait des risques de retards, d’incohérences et de failles potentielles en matière de conformité.
Ayvens Belux avait donc besoin d’une solution plus intelligente et évolutive pour gérer cet engagement client tout en respectant les normes réglementaires.
Solution : des workflows automatisés pour renforcer l'efficacité de la conformité
Pour relever ces défis, Ayvens a mis en place les workflows d’onboarding client et de gestion du cycle de vie proposés par Harmoney. Cela leur a permis de digitaliser entièrement leur communication client ainsi que leurs opérations de conformité. La plateforme Harmoney identifie automatiquement les données KYC manquantes, lance les demandes d’information auprès des clients et assure un suivi structuré grâce à des rappels automatisés et des flux de communication personnalisés.
Résultat : le processus est devenu non seulement plus efficace, mais aussi plus fluide et convivial pour le client. Cette approche rationalisée a permis d’augmenter considérablement les taux de réponse et d’aider Ayvens à rester en avance sur les exigences réglementaires, sans compromettre ni les ressources internes ni l’expérience client.
Modules utilisés
Ayvens a choisi de mettre en œuvre une combinaison de la suite standard composée de 12 modules, configurés en fonction de leurs processus internes et de leurs paramètres de risque.
Enrichissement automatisé des données et des documents
En rendant l'ensemble du processus fluide pour les clients et les employés, Harmoney étend le potentiel des bases de données externes et internes en se connectant à des fournisseurs de données externes tels que Bureau Van Dijk, Dun & Bradstreet et Creditsafe/Graydon et à des bases de données publiques spécifiques à chaque pays.
Ces connexions permettent un enrichissement automatisé des données et des documents, tant pour les personnes physiques que pour les personnes morales. Cette automatisation peut inclure les UBO et les membres du conseil d'administration et pourrait s'étendre aux documents cruciaux nécessaires à l'adhésion des personnes morales, tels que les actes de constitution et les statuts.
Si ces parcours pré-remplis améliorent l'expérience client, ils génèrent également des gains d'efficacité pour les employés, puisque toutes les données et tous les documents sont faciles à trouver dans le système, sans qu'il soit nécessaire de les transmettre.
Du point de vue de la gestion du cycle de vie des clients, les données et les évaluations des risques sont constamment mises à jour. Des contrôles automatisés quotidiens des changements potentiels dans les bases de données externes peuvent déclencher des flux de travail intelligents, conduisant potentiellement à de nouvelles évaluations des risques. Cela pourrait à son tour déclencher la collecte de données ou de documents numériques supplémentaires, y compris la validation de ces changements par le client final.
Vérification et confirmation des bénéficiaires
Dans un monde idéal, les bases de données externes seraient fiables à 100 %. Mais la réalité est qu’une confirmation horodatée par le client final est le seul moyen d’être sûr de la qualité des données.
Grâce aux informations pré-remplies, les entités juridiques peuvent être invitées à confirmer ou à modifier numériquement les informations relatives à l'UBO.
Les responsables des entités juridiques peuvent également lancer facilement des flux de travail en parallèle pour collecter les données pertinentes ou les preuves d'identité de ces UBO, réduisant ainsi la charge administrative. Des services de détection des fraudes pour les documents d'identité peuvent être inclus pour rassurer et répondre aux exigences réglementaires.
Les horodatages de confirmation signés numériquement fournissent une piste de vérification claire et peuvent automatiquement générer des déclencheurs pour des contacts futurs sans friction avec les clients si la reconfirmation fait partie de vos processus de gestion du cycle de vie des clients.
Avec Harmoney, le processus de confirmation de l'UBO, souvent perçu comme fastidieux et encombrant, devient simple et direct.
LCB, PPE, sanctions, embargo et filtrage médiatique défavorable
Que ce soit dans le processus de souscription ou dans le cadre de la gestion du cycle de vie des clients, Harmoney assure une vigilance personne automatisée. Les éditeurs de filtrage des listes de sanction tels que SAS AML, LexisNexis, Refinitiv et Dow Jones sont déjà intégrés à la solution Harmoney. Les institutions financières peuvent conserver leurs fournisseurs de filtrage et Harmoney s'y connecte facilement via une couche d'intégration.
Cette solution offre tous les avantages de l'intégration de la solution Harmoney tout en maintenant la continuité de l'analyse des risques, avec des fonctionnalités telles que la "correspondance floue". Des rapports détaillés sur les "hits" peuvent être générés automatiquement et reliés aux personnes physiques ou morales concernées. Dans de nombreux cas, les listes noires spécifiques aux institutions sont également incluses dans le filtrage automatisé.
Moteur complet de notation des risques
Le module de notation des risques peut être configuré en fonction de la matrice des risques de chaque institution financière. Le moteur de notation peut gérer un niveau élevé de complexité et peut inclure une gamme de paramètres de risque pertinents pour toutes les parties prenantes impliquées, qu'il s'agisse d'UBO, d'assurés, de groupes d'entreprises ou d'autres parties liées, ou liées au type de contrat ou de produit.
En fonction du résultat de l'évaluation des risques, il est possible de définir une série de types de configuration de flux de travail pour répondre à vos besoins exacts : des processus d'approbation automatisés et des demandes d'informations complémentaires via le module de contact avec le client, aux flux de travail d'escalade et au processus de prise de décision d'acceptation/de rejet.
Une trace claire de la sélection ainsi que de chaque décision et interaction est conservée pour fournir une piste d'audit continue dans le dossier du contrat ou du client.
Rapports et analyses
Des rapports rigoureux sont essentiels pour fournir des informations au niveau du client, du contrat et du portefeuille. Pour améliorer la gestion opérationnelle et l'expérience client, des données peuvent être générées pour analyser et surveiller les processus et les comportements des clients, ainsi que pour améliorer l'efficacité des équipes d'employés.
Toutes les données stockées dans Harmoney peuvent être mises à disposition par le biais de rapports. Les tableaux de bord affichant une gamme spécifique de paramètres dans l'application Harmoney facilitent l'efficacité des processus de travail.
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