Intégration simplifiée chez Baloise avec Harmoney
Sven Bocken, qui est le product manager Vie chez Baloise Belgique, l'un des principaux assureurs en Belgique, a partagé son expérience de la collaboration avec Harmoney.
À propos de Baloise Belgique
Baloise Belgique est la branche belge du groupe suisse Baloise, un fournisseur européen de premier plan dans le secteur de l'assurance et des services financiers. L'entreprise propose une large gamme de solutions, notamment l'assurance vie et non-vie (auto, habitation, responsabilité civile), les pensions, l'épargne et les produits d'investissement pour les particuliers comme pour les entreprises.
Reconnue pour son approche centrée sur le client et son engagement envers l'interaction humaine « Always Human », Baloise veille à ce que même les processus digitaux conservent un contact personnel là où c'est le plus important. Sven Bocken est responsable de la traduction des exigences réglementaires en processus opérationnels et informatiques, faisant le lien entre conformité et efficacité.
Le défi
Baloise souhaitait rationaliser ses processus de lutte contre le blanchiment d'argent et de conformité, qui étaient complexes et chronophages en raison d'étapes manuelles et de niveaux de risque variables des polices. L'équipe avait besoin d'un partenaire capable d'agir rapidement, avec flexibilité, et de mettre en œuvre des solutions dans des délais courts.
La solution Harmoney
En collaboration avec Harmoney, Baloise a réussi à intégrer et optimiser l'ensemble de son flux d'intégration, combinant rapidité, automatisation et conformité réglementaire :
- Les questionnaires et contrôles de conformité pour les polices à faible et haut risque ont été intégrés directement dans le processus d'intégration digitale.
- Les polices à faible risque peuvent désormais être traitées et délivrées presque immédiatement.
- Les polices à haut risque sont efficacement orientées vers le back office pour des décisions rapides et éclairées.
« Dès les premières conversations avec Wouter, Stijn et Thomas, il était clair qu'Harmoney était le bon partenaire », explique Sven. Le résultat a été une solution en deux parties : le téléchargement de documents dans le module KYC, et le déclenchement des questionnaires et de la notation appropriés dans le module AML, un flux de travail de conformité entièrement coordonné.
Modules utilisés
Bâloise a été positivement surprise par la rapidité de la mise en œuvre de la solution Harmoney grâce à l'utilisation de solutions prêtes à l'emploi qui ont été configurées conformément à ses politiques et à ses exigences. Pour concevoir la solution pour Bâloise, ces modules de la suite Harmoney ont été sélectionnés.
Connexion au registre des entreprises
Accédez aux données officielles des entreprises en temps réel. Validez l'existence légale, le statut en cours et les informations corporate essentielles directement depuis les registres officiels pour toujours travailler sur des données fiables.
Connecté à des sources telles que Companies House et l'INPI pour récupérer le statut juridique, les dirigeants, le capital social et les informations d'immatriculation. Des alertes de détection de changements notifient votre équipe en cas de dissolution, liquidation ou modification structurelle. Le module signale également des indicateurs de risque tels que les sociétés écrans et les entités récemment constituées.
Connexion au screening
Cribler automatiquement les clients et les parties liées contre les listes de surveillance et les bases de données de sanctions pertinentes. Moins de vérifications manuelles, un risque de conformité réduit, et une traçabilité complète.
La couverture inclut les listes de sanctions ONU, OFAC, UE et Royaume-Uni, les bases de données PPE, les registres d'application et les listes internes personnalisées. Des algorithmes de correspondance floue gèrent les variantes de noms dans différentes langues et jeux de caractères, réduisant les faux positifs sans compromettre la couverture. Le screening s'effectue à l'entrée en relation et se poursuit tout au long du cycle de vie client, avec chaque vérification enregistrée et les résultats automatiquement intégrés au moteur de scoring de risque.
Flux de données internes
Connectez vos systèmes internes aux flux de travail Harmoney. Préremplissez les dossiers via API sans coût supplémentaire, ou intégrez des flux de données en direct depuis vos modèles de risque, vos documents et vos systèmes centraux.
Chaque abonnement Harmoney inclut un accès API complet sans coût supplémentaire, permettant aux clients de créer des dossiers, de préremplir les informations client et d'intégrer des données dans les flux de travail par voie programmatique. Pour les organisations nécessitant une intégration plus poussée, le module Flux de données interne connecte Harmoney directement aux systèmes du client, en ingérant les résultats de vos modèles de risque propriétaires, en récupérant des informations depuis votre CRM, ou en extrayant des documents générés depuis votre système de génération documentaire. Les données sont consommées en mode non intrusif et en lecture seule, gouvernées par des contrôles d'accès basés sur les rôles et un enregistrement complet des actions, garantissant un traitement conforme au RGPD à chaque étape.
Bénéficiaires effectifs et parties liées
Identifiez, vérifiez et surveillez les bénéficiaires effectifs grâce à un accès direct aux registres UBO à travers l'Europe et au-delà. Reconstituez automatiquement les chaînes de contrôle et évaluez le risque UBO.
À mesure que le contrôle réglementaire sur la propriété effective s'intensifie, Harmoney offre une intégration directe avec les registres officiels des bénéficiaires effectifs à travers l'Europe et dans le reste du monde. Les documents officiels sont récupérés automatiquement et les informations sur la propriété sont extraites afin de reconstituer la chaîne de contrôle complète, identifiant les bénéficiaires effectifs à chaque niveau de la structure d'entreprise. Combiné au module de screening, les UBOs peuvent être évalués directement par rapport aux listes de surveillance et aux bases de données de sanctions.
Les tableaux de bord de surveillance continue offrent une vue consolidée du statut UBO à l'échelle du portefeuille, avec les clients organisés par catégorie de risque afin de prioriser les efforts de remédiation là où ils sont les plus nécessaires. Harmoney suit de près l'évolution du cadre réglementaire sur la propriété effective, notamment dans le cadre de l'AMLR, et met continuellement à jour la plateforme pour répondre aux nouvelles exigences dès leur entrée en vigueur.
Moteur de scoring de risque
Transformez des données complexes et multi-sources en profils de risque objectifs et auditables. Scorez non seulement les parties principales, mais aussi toutes les parties liées, avec une transparence totale sur chaque facteur contributif.
Le moteur de scoring de risque opère à deux niveaux : le niveau entité (personnes physiques et entreprises) et le niveau dossier.
Au niveau entité, chaque partie, y compris toutes les parties liées telles que les UBOs, les dirigeants et les signataires, est évaluée selon des paramètres de risque configurables : risque pays et juridictionnel, risque réputationnel, statut PPE, complexité du produit, structure d'actionnariat et résultats de screening. Nombre de ces paramètres sont renseignés automatiquement par Harmoney via des sources de données connectées, tandis que d'autres peuvent être fournis manuellement ou via des flux de données internes. Au niveau dossier, des paramètres de risque spécifiques aux produits et internes sont ajoutés pour produire un score de risque global.
Par défaut, les clients sont automatiquement classifiés comme Faible, Moyen, Élevé ou Très élevé, conformément aux recommandations du GAFI, mais les catégories de risque peuvent être entièrement personnalisées pour correspondre à votre propre politique de risque. Chaque classification déclenche la procédure d'approbation correspondante, du traitement standard à la validation à quatre yeux ou à l'escalade vers un responsable de la conformité. Chaque score inclut une décomposition complète des facteurs contributifs, facilitant la justification des décisions auprès des régulateurs. Lorsque le modèle de risque lui-même est mis à jour, par exemple suite à une reclassification des niveaux de risque pays, la plateforme peut automatiquement déclencher un re-scoring de l'ensemble de la base clients, faisant remonter les clients dont le profil de risque a augmenté.
Due diligence renforcée
Allez plus loin quand cela compte. Pour les clients à haut risque, Harmoney permet des flux d'investigation approfondis qui répondent aux exigences réglementaires et réduisent l'exposition sans ralentir vos équipes.
L'EDD est déclenchée automatiquement par l'identification d'un PPE, une juridiction à risque élevé, une structure de propriété complexe, des volumes de transactions importants ou des résultats de médias défavorables. Le module gère les exigences de documentation sur l'origine des fonds, la configuration de la surveillance renforcée et le circuit d'approbation par la direction. Un dossier d'audit complet est conservé pour chaque mesure EDD prise.
Dashboarding
Obtenez une vue consolidée et en temps réel du risque client, de l'avancement des dossiers et du statut de conformité. Les bonnes informations, en un coup d'œil, pour des décisions plus rapides et plus assurées.
Quatre vues adaptées servent les analystes, les responsables d'équipe, les responsables de la conformité et les dirigeants, chacune présentant les KPIs les plus pertinents pour leur rôle. Les vues opérationnelles suivent les volumes de dossiers et la charge de travail des équipes, tandis que les vues risque et conformité couvrent la distribution du portefeuille, les métriques réglementaires et la préparation aux audits. Toutes les vues supportent le filtrage interactif, l'exploration détaillée et l'export en PDF et Excel.
Génération de modèles (PDF & communication)
Standardisez la communication et la documentation sur chaque dossier. Réduisez la charge administrative tout en garantissant des livrables cohérents et conformes aux réglementations.
Automatise la génération de lettres de bienvenue, lettres de demande de documents, rapports de synthèse KYC, certificats de diligence, communications d'approbation et attestations de conformité. Le remplissage dynamique des champs s'appuie automatiquement sur les données client, garantissant l'exactitude sans saisie manuelle. Les modèles sont conservés dans une bibliothèque versionnée avec support multilingue.
Signature digitale
Collectez des signatures légalement valides de manière sécurisée et digitale. Des validations plus rapides, des délais réduits, sans besoin de documents papier.
Prend en charge les signatures électroniques simples, avancées (SEA) et qualifiées (SEQ) et est conforme à eIDAS pour les contextes européens. S'intègre avec des fournisseurs tels que DocuSign et Adobe Sign, avec des interfaces adaptées au mobile et des workflows de signature multi-parties. Chaque signature est accompagnée d'un journal d'audit complet enregistrant la méthode d'authentification, l'horodatage, l'adresse IP et les informations de l'appareil.
Outreach externe
Gérez et fluidifiez la communication avec les clients et contreparties lors de la collecte de données KYC. Structurée, contrôlée et entièrement traçable.
Un portail client en libre-service permet aux clients de télécharger des documents, de suivre l'avancement de leur dossier en temps réel et de consulter les pièces manquantes à tout moment. La communication s'effectue par e-mail, SMS et messagerie sécurisée, avec des rappels automatiques pour les informations manquantes et des mises à jour de statut déclenchées par les événements du workflow.
Identification & validation des personnes physiques
Vérifiez l'identité des individus avec un haut niveau d'assurance. Prévenez l'usurpation d'identité et la fraude avant qu'elles n'entrent dans votre workflow.
Combine l'authentification documentaire avec la validation MRZ, la vérification des éléments de sécurité et la reconnaissance faciale appuyée par la détection de vivacité. Les mesures anti-spoofing incluent la détection de deepfakes. L'identité est en outre vérifiée par des contrôles dans les registres gouvernementaux et les bureaux de crédit. Trois niveaux d'assurance configurables permettent d'adapter la profondeur de vérification au profil de risque de chaque dossier.
Formulaires internes
Capturez les bonnes informations, de manière structurée, à chaque fois. Imposez une collecte de données cohérente à travers les équipes et les dossiers.
Une logique conditionnelle dynamique adapte les champs affichés en fonction des réponses précédentes, permettant à un seul formulaire de servir plusieurs cas d'usage sans compliquer l'expérience. Les champs sont préremplis depuis l'alimentation de données internes et les résultats d'extraction documentaire. Les formulaires sont construits via un designer drag-and-drop, incluent un contrôle de version, prennent en charge les configurations multilingues et sauvegardent automatiquement les brouillons.
Résultats et impact
Grâce à Harmoney, Baloise a entièrement digitalisé son processus administratif, garantissant une plus grande efficacité et une conclusion plus rapide des polices.
- Toutes les polices et les vérifications des clients sont désormais entièrement en ligne
- Plus de documents papier ni de suivis manuels
- Gain de temps considérable pour le back office, permettant à l'équipe de se concentrer sur la prise de décision à forte valeur ajoutée
« Harmoney nous permet de nous concentrer sur ce qui compte vraiment, tandis que nos processus fonctionnent de manière plus rapide et plus efficace », ajoute Sven.
"Harmoney est un partenaire stratégique dans notre processus d'intégration. Chaque compagnie d'assurance doit être en conformité. Nous sommes convaincus qu'avec Harmoney, nous avons un partenaire à nos côtés qui nous facilite la tâche."
Pourquoi Harmoney
Baloise a choisi Harmoney comme partenaire pour plusieurs raisons clés. Contrairement aux solutions traditionnelles, Harmoney combine flexibilité, rapidité et une approche centrée sur le client :
- Collaboration étroite. L'équipe a écouté attentivement, a clairement compris les besoins de Baloise et a toujours été accessible. Toutes les questions ou problèmes ont été résolus rapidement.
- Mise en œuvre rapide et flexible. Harmoney a permis un déploiement rapide sans projets informatiques de longue durée.
- Flux de travail entièrement configurables. Chaque processus peut être adapté aux polices spécifiques et aux exigences de risque de l'entreprise.
- Processus digitaux évolutifs et pérennes. La plateforme soutient la croissance à long terme et l'évolution des exigences de conformité, garantissant l'efficacité maintenant et à l'avenir.
« Harmoney n'est pas un fournisseur traditionnel. Ils sont flexibles, collaboratifs et fournissent des solutions qui fonctionnent vraiment pour notre entreprise », note Sven. « Quand Harmoney nous a dit qu'ils pouvaient résoudre cela en six semaines, je ne pouvais pas le croire au début. Mais en travaillant en étroite collaboration, il est rapidement devenu clair qu'ils pouvaient tenir leur promesse. »
"Quand Harmoney nous a dit qu'ils pouvaient résoudre cela en six semaines, je ne pouvais pas le croire au début. Mais en travaillant en étroite collaboration, il est rapidement devenu clair qu'ils pouvaient tenir leur promesse."