Un onboarding simplifié chez Hauck Aufhäuser
Découvrez comment la banque privée Hauck Aufhäuser a automatisé l’onboarding de ses clients, libérant des ressources et améliorant l’expérience client.
Une banque en mouvement
Hauck Aufhäuser est une banque privée internationale de premier plan, dont le siège est à Francfort et une présence importante au Luxembourg. Gérant près de 12 milliards d’euros d’actifs et employant plus de 1 500 collaborateurs dans 18 sites, la banque jouit d’une excellente réputation auprès des clients et investisseurs internationaux.
Défi : efficacité opérationnelle
La division Asset Servicing de Hauck Aufhäuser cherchait à améliorer son efficacité opérationnelle tout en respectant des exigences réglementaires strictes, sans compromettre l’expérience d’onboarding des nouveaux clients.
Comme beaucoup de ses pairs, la banque faisait face à des défis liés à ses processus AML/KYC complexes pour l’onboarding des fonds. Les procédures manuelles augmentaient souvent les risques de données incomplètes, de lourdeur administrative, de cycles d’onboarding prolongés et de risques de non-conformité. Hauck Aufhäuser cherchait à accélérer ces workflows AML et KYC parfois redondants.
L’automatisation n’était pas seulement motivée par des réglementations de plus en plus strictes pour les prestataires de services de fonds, mais aussi par la nécessité d’améliorer les capacités et l’efficacité opérationnelles internes. L’équipe dirigeante a reconnu que l’intégration des outils adéquats sur une plateforme unifiée permettrait d’augmenter la satisfaction client tout en libérant du temps pour des activités stratégiques à forte valeur ajoutée.
Solution : gestion KYC sur mesure
Pour relever ces défis, Hauck Aufhäuser a mis en œuvre le KYC Manager de Finologee, une plateforme propulsée par Harmoney, spécifiquement conçue pour le marché luxembourgeois. L’objectif principal ? Automatiser les processus complexes d’onboarding des fonds tout en garantissant une conformité totale avec les réglementations AML et KYC locales et internationales.
Principaux avantages de la plateforme :
- Conception modulaire et intégration fluide. La plateforme s’intègre nativement aux systèmes internes existants, aux logiciels de gestion documentaire et aux applications externes. Cette connectivité optimisée réduit les délais de mise en œuvre, évite les problèmes d’intégration et supprime le besoin de longs cycles de développement.
- Adaptation aux besoins bancaires. KYC Manager s’ajuste aux besoins spécifiques de la banque, respectant son ADN. Elle offre une flexibilité permettant d’affiner les processus de conformité pour qu’ils correspondent parfaitement aux flux de travail spécifiques d’une banque privée tout en restant entièrement conformes aux réglementations.
- Gestion centralisée pour les agents et gestionnaires de dossiers. Une approche centralisée de la gestion AML/KYC – de la collecte de documents à l’évaluation des risques – permet aux agents de banque de gagner du temps. L’enrichissement automatisé des données améliore l’exactitude des dossiers des clients finaux.
Modules utilisés
En savoir plus sur nos modules.
Connexion au screening
Cribler automatiquement les clients et les parties liées contre les listes de surveillance et les bases de données de sanctions pertinentes. Moins de vérifications manuelles, un risque de conformité réduit, et une traçabilité complète.
La couverture inclut les listes de sanctions ONU, OFAC, UE et Royaume-Uni, les bases de données PPE, les registres d'application et les listes internes personnalisées. Des algorithmes de correspondance floue gèrent les variantes de noms dans différentes langues et jeux de caractères, réduisant les faux positifs sans compromettre la couverture. Le screening s'effectue à l'entrée en relation et se poursuit tout au long du cycle de vie client, avec chaque vérification enregistrée et les résultats automatiquement intégrés au moteur de scoring de risque.
Flux de données internes
Connectez vos systèmes internes aux flux de travail Harmoney. Préremplissez les dossiers via API sans coût supplémentaire, ou intégrez des flux de données en direct depuis vos modèles de risque, vos documents et vos systèmes centraux.
Chaque abonnement Harmoney inclut un accès API complet sans coût supplémentaire, permettant aux clients de créer des dossiers, de préremplir les informations client et d'intégrer des données dans les flux de travail par voie programmatique. Pour les organisations nécessitant une intégration plus poussée, le module Flux de données interne connecte Harmoney directement aux systèmes du client, en ingérant les résultats de vos modèles de risque propriétaires, en récupérant des informations depuis votre CRM, ou en extrayant des documents générés depuis votre système de génération documentaire. Les données sont consommées en mode non intrusif et en lecture seule, gouvernées par des contrôles d'accès basés sur les rôles et un enregistrement complet des actions, garantissant un traitement conforme au RGPD à chaque étape.
Bénéficiaires effectifs et parties liées
Identifiez, vérifiez et surveillez les bénéficiaires effectifs grâce à un accès direct aux registres UBO à travers l'Europe et au-delà. Reconstituez automatiquement les chaînes de contrôle et évaluez le risque UBO.
À mesure que le contrôle réglementaire sur la propriété effective s'intensifie, Harmoney offre une intégration directe avec les registres officiels des bénéficiaires effectifs à travers l'Europe et dans le reste du monde. Les documents officiels sont récupérés automatiquement et les informations sur la propriété sont extraites afin de reconstituer la chaîne de contrôle complète, identifiant les bénéficiaires effectifs à chaque niveau de la structure d'entreprise. Combiné au module de screening, les UBOs peuvent être évalués directement par rapport aux listes de surveillance et aux bases de données de sanctions.
Les tableaux de bord de surveillance continue offrent une vue consolidée du statut UBO à l'échelle du portefeuille, avec les clients organisés par catégorie de risque afin de prioriser les efforts de remédiation là où ils sont les plus nécessaires. Harmoney suit de près l'évolution du cadre réglementaire sur la propriété effective, notamment dans le cadre de l'AMLR, et met continuellement à jour la plateforme pour répondre aux nouvelles exigences dès leur entrée en vigueur.
Moteur de scoring de risque
Transformez des données complexes et multi-sources en profils de risque objectifs et auditables. Scorez non seulement les parties principales, mais aussi toutes les parties liées, avec une transparence totale sur chaque facteur contributif.
Le moteur de scoring de risque opère à deux niveaux : le niveau entité (personnes physiques et entreprises) et le niveau dossier.
Au niveau entité, chaque partie, y compris toutes les parties liées telles que les UBOs, les dirigeants et les signataires, est évaluée selon des paramètres de risque configurables : risque pays et juridictionnel, risque réputationnel, statut PPE, complexité du produit, structure d'actionnariat et résultats de screening. Nombre de ces paramètres sont renseignés automatiquement par Harmoney via des sources de données connectées, tandis que d'autres peuvent être fournis manuellement ou via des flux de données internes. Au niveau dossier, des paramètres de risque spécifiques aux produits et internes sont ajoutés pour produire un score de risque global.
Par défaut, les clients sont automatiquement classifiés comme Faible, Moyen, Élevé ou Très élevé, conformément aux recommandations du GAFI, mais les catégories de risque peuvent être entièrement personnalisées pour correspondre à votre propre politique de risque. Chaque classification déclenche la procédure d'approbation correspondante, du traitement standard à la validation à quatre yeux ou à l'escalade vers un responsable de la conformité. Chaque score inclut une décomposition complète des facteurs contributifs, facilitant la justification des décisions auprès des régulateurs. Lorsque le modèle de risque lui-même est mis à jour, par exemple suite à une reclassification des niveaux de risque pays, la plateforme peut automatiquement déclencher un re-scoring de l'ensemble de la base clients, faisant remonter les clients dont le profil de risque a augmenté.
Due diligence renforcée
Allez plus loin quand cela compte. Pour les clients à haut risque, Harmoney permet des flux d'investigation approfondis qui répondent aux exigences réglementaires et réduisent l'exposition sans ralentir vos équipes.
L'EDD est déclenchée automatiquement par l'identification d'un PPE, une juridiction à risque élevé, une structure de propriété complexe, des volumes de transactions importants ou des résultats de médias défavorables. Le module gère les exigences de documentation sur l'origine des fonds, la configuration de la surveillance renforcée et le circuit d'approbation par la direction. Un dossier d'audit complet est conservé pour chaque mesure EDD prise.
Surveillance continue
Anticipez les évolutions des profils de risque clients sans dépendre de révisions périodiques manuelles. Harmoney détecte les événements pertinents et recalcule automatiquement les scores de risque.
Une architecture événementielle remplace les révisions calendaires en suivant en continu les changements susceptibles d'affecter le profil de risque d'un client, tels que les mises à jour des listes de sanctions, les changements de statut PPE, ou des événements d'entreprise comme un changement d'activité, d'actionnariat ou de forme juridique.
Lorsqu'un changement pertinent est détecté, le modèle de risque est automatiquement recalculé et le score de risque mis à jour. Si le score reste dans les seuils acceptables, le dossier est clôturé automatiquement. Si le re-scoring entraîne une classification de risque plus élevée, une révision est rouverte selon les règles définies dans le flux de travail.
Cette approche concentre l'attention des équipes exclusivement sur les clients pour lesquels un changement s'est réellement produit, éliminant les révisions périodiques superflues tout en garantissant qu'aucun changement significatif ne passe inaperçu. Chaque événement et re-scoring, que le score de risque change ou non, est entièrement enregistré, fournissant une piste d'audit complète pour le reporting réglementaire.
Dashboarding
Obtenez une vue consolidée et en temps réel du risque client, de l'avancement des dossiers et du statut de conformité. Les bonnes informations, en un coup d'œil, pour des décisions plus rapides et plus assurées.
Quatre vues adaptées servent les analystes, les responsables d'équipe, les responsables de la conformité et les dirigeants, chacune présentant les KPIs les plus pertinents pour leur rôle. Les vues opérationnelles suivent les volumes de dossiers et la charge de travail des équipes, tandis que les vues risque et conformité couvrent la distribution du portefeuille, les métriques réglementaires et la préparation aux audits. Toutes les vues supportent le filtrage interactif, l'exploration détaillée et l'export en PDF et Excel.
Génération de modèles (PDF & communication)
Standardisez la communication et la documentation sur chaque dossier. Réduisez la charge administrative tout en garantissant des livrables cohérents et conformes aux réglementations.
Automatise la génération de lettres de bienvenue, lettres de demande de documents, rapports de synthèse KYC, certificats de diligence, communications d'approbation et attestations de conformité. Le remplissage dynamique des champs s'appuie automatiquement sur les données client, garantissant l'exactitude sans saisie manuelle. Les modèles sont conservés dans une bibliothèque versionnée avec support multilingue.
Signature digitale
Collectez des signatures légalement valides de manière sécurisée et digitale. Des validations plus rapides, des délais réduits, sans besoin de documents papier.
Prend en charge les signatures électroniques simples, avancées (SEA) et qualifiées (SEQ) et est conforme à eIDAS pour les contextes européens. S'intègre avec des fournisseurs tels que DocuSign et Adobe Sign, avec des interfaces adaptées au mobile et des workflows de signature multi-parties. Chaque signature est accompagnée d'un journal d'audit complet enregistrant la méthode d'authentification, l'horodatage, l'adresse IP et les informations de l'appareil.
Outreach externe
Gérez et fluidifiez la communication avec les clients et contreparties lors de la collecte de données KYC. Structurée, contrôlée et entièrement traçable.
Un portail client en libre-service permet aux clients de télécharger des documents, de suivre l'avancement de leur dossier en temps réel et de consulter les pièces manquantes à tout moment. La communication s'effectue par e-mail, SMS et messagerie sécurisée, avec des rappels automatiques pour les informations manquantes et des mises à jour de statut déclenchées par les événements du workflow.
Identification & validation des personnes physiques
Vérifiez l'identité des individus avec un haut niveau d'assurance. Prévenez l'usurpation d'identité et la fraude avant qu'elles n'entrent dans votre workflow.
Combine l'authentification documentaire avec la validation MRZ, la vérification des éléments de sécurité et la reconnaissance faciale appuyée par la détection de vivacité. Les mesures anti-spoofing incluent la détection de deepfakes. L'identité est en outre vérifiée par des contrôles dans les registres gouvernementaux et les bureaux de crédit. Trois niveaux d'assurance configurables permettent d'adapter la profondeur de vérification au profil de risque de chaque dossier.
Formulaires internes
Capturez les bonnes informations, de manière structurée, à chaque fois. Imposez une collecte de données cohérente à travers les équipes et les dossiers.
Une logique conditionnelle dynamique adapte les champs affichés en fonction des réponses précédentes, permettant à un seul formulaire de servir plusieurs cas d'usage sans compliquer l'expérience. Les champs sont préremplis depuis l'alimentation de données internes et les résultats d'extraction documentaire. Les formulaires sont construits via un designer drag-and-drop, incluent un contrôle de version, prennent en charge les configurations multilingues et sauvegardent automatiquement les brouillons.
Tâches internes
Orchestrez les activités, les échéances et les responsabilités au sein de vos workflows de conformité. Gardez les processus sur les rails et chaque action traçable.
Les tâches peuvent être créées manuellement, déclenchées par des événements de workflow ou planifiées à l'avance, sur quatre niveaux de priorité avec des objectifs SLA configurables. Des structures de tâches séquentielles, parallèles et conditionnelles permettent de modéliser avec précision les processus complexes. Lorsque des délais sont dépassés, des alertes d'escalade automatiques notifient immédiatement les superviseurs.
Statuts personnalisables
Adaptez les étapes du workflow à vos processus internes. Un suivi de progression plus clair, une meilleure accountability, et un alignement total avec la façon dont votre équipe travaille réellement.
Chaque statut est configuré avec un nom, un code couleur, des objectifs SLA et des permissions de transition définies par rôle. Les champs obligatoires doivent être complétés avant qu'un dossier puisse passer à l'étape suivante, évitant les lacunes dans la collecte de données. Des actions automatiques se déclenchent à l'entrée et à la sortie de chaque statut.
Résumé et instantané
Obtenez une vue d'ensemble instantanée du profil de risque et de conformité d'un client. Tout ce dont votre équipe a besoin pour prendre une décision rapide et éclairée, en une seule vue.
Des indicateurs en feux tricolores font remonter immédiatement les informations critiques concernant la note de risque, le statut KYC, les résultats du screening et les alertes actives. Quatre types d'instantanés servent différents publics, d'une vue rapide pour les opérations quotidiennes à un instantané réglementaire pour la préparation à l'audit. Les instantanés historiques préservent les vues à un instant donné et le suivi des tendances sur l'ensemble du cycle de vie de la relation.
Résultat : un AML et KYC totalement intégrés et gain de temps
Après l’intégration de KYC Manager, Hauck & Aufhäuser a atteint un équilibre parfait entre conformité totale et expérience d’onboarding fluide pour les investisseurs. Les fonctionnalités de la plateforme, telles que la vérification UBO et l’évaluation des risques, ont simplifié et amélioré les divers workflows d’onboarding de la banque. "Avant KYC Manager, notre stratégie KYC perpétuelle reposait fortement sur des efforts manuels, exigeant d’importantes ressources," explique Christian Mader, membre du comité de direction de Hauck Aufhäuser. "Désormais, nous disposons d’une solution à la fois intégrée et intuitive. "
Le tableau de bord centralisé offre une vue d’ensemble complète des dossiers pour les agents. © Finologee.
L’intégration et l’automatisation des processus KYC de la banque illustrent le pouvoir transformateur d’une conformité omnicanale et intégrée. "Nous cherchons à exploiter davantage les capacités de la plateforme pour anticiper les nouvelles réglementations et maintenir les standards d’excellence que nous nous fixons", conclut Mader.
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