Introduction à la facturation électronique Peppol : tout ce que les responsables de la conformité doivent savoir
Avec l’arrivée imminente de la facturation électronique obligatoire via Peppol, la vérification des expéditeurs et des destinataires va devenir plus transparente — mais cela nécessite quelques ajustements dans l’organisation des équipes de conformité. Qu’est-ce que Peppol, quel est son impact sur les responsables de la conformité, et quels outils et stratégies peuvent-ils utiliser pour réduire les risques et la charge de travail liés à leurs contrôles KYC ? Plongeons dans le sujet.
Pourquoi la facturation électronique via Peppol ?
La facturation a toujours été un point faible dans la sécurité opérationnelle des entreprises. Ne pas mettre en place de véritables contrôles KYC (Know Your Customer) dans les processus de facturation laisse la porte grande ouverte aux factures trompeuses ou complètement frauduleuses, aux systèmes de blanchiment d’argent et aux escroqueries à la TVA.
Pour remédier à ce maillon faible, l’UE a pris des mesures. Jamais en manque d’acronymes, les législateurs à Bruxelles ont proposé Peppol : « Pan-European Public Procurement On-Line ». Le nom est bien choisi : Peppol est un réseau qui permet l’échange sécurisé et standardisé de factures électroniques entre entreprises et autorités publiques à travers l’Europe et au-delà. Contrairement à d’autres grandes tendances en matière de conformité, Peppol est obligatoire. À partir de 2030, la facturation numérique sera la norme pour toutes les organisations basées dans l’UE assujetties à la TVA. Dans certains pays, le déploiement a déjà commencé et les obligations de facturation électronique sont déjà en vigueur.
Introduction de la facturation obligatoire pour toutes les transactions nationales dans certains pays clés de l’UE
| Pays | Date d’entrée en vigueur |
|---|---|
| Belgique | 2026 |
| France | 2026 |
| Allemagne | 2028 |
| Luxembourg | 2023 |
Les réglementations varient et la plupart des pays adoptent une approche progressive quant à l’introduction des obligations Peppol pour les entreprises. La liste détaillée des règles de facturation électronique par pays est disponible sur la page des fiches pays Peppol de l’UE.
Explication : comment fonctionne la facturation électronique via Peppol ?
Comment fonctionne exactement Peppol ? Au cœur de Peppol se trouve un cadre d’interopérabilité qui définit plusieurs normes pour les documents courants liés aux marchés publics, y compris les factures électroniques et les bons de commande. Techniquement, la facturation électronique via Peppol repose sur ce que l’on appelle un modèle à quatre coins. L’émetteur et le destinataire d’une facture électronique sont connectés via un prestataire de services accrédité de leur choix, qui agit comme point d’accès au réseau sécurisé Peppol. Les factures et autres documents sont transmis via un protocole sécurisé.
Avant Peppol, les services d’e-procurement existants étaient fermés, obligeant acheteurs et fournisseurs à se connecter au même système ou au même prestataire — d’où les grandes différences entre les plateformes de marchés publics selon les pays, par exemple. Ce système antérieur était par nature fermé et propriétaire : c’est un peu comme si l’on ne pouvait envoyer des e-mails qu’en utilisant une plateforme de messagerie spécifique, sans aucune standardisation entre les différentes applications. Le concept derrière Peppol est convaincant du point de vue de la sécurité et de la transparence : lorsque les organisations utilisent les mêmes normes, elles peuvent faire des affaires dans un langage numérique commun.
3 avantages clés de la facturation électronique pour les responsables de la conformité
La facturation électronique via Peppol pose les bases d’une conformité renforcée – surtout lorsqu’elle est bien intégrée dans vos opérations de conformité existantes. Voici un aperçu rapide de trois avantages clés de Peppol pour les responsables de la conformité :
Comment Harmoney aide les responsables de la conformité à tirer parti de la facturation électronique via Peppol
En tant que responsable de la conformité, vous devez sans cesse jongler entre des réglementations strictes, des outils (parfois obsolètes), du travail manuel et de nouveaux cadres juridiques. Chaque erreur a un coût. C’est là qu’interviennent les systèmes fiables et automatisés, qui vous permettent de réduire à la fois les risques et la charge de travail. Lorsqu’elle est intégrée de manière fluide à une plateforme de conformité de bout en bout comme Harmoney, la facturation électronique automatise le respect des réglementations, améliore la précision des données et permet une supervision centralisée. Voici comment :
Conformité réglementaire intégrée
Grâce à la plateforme Harmoney, les données de factures structurées et traçables échangées via Peppol peuvent être automatiquement validées selon les exigences des autorités fiscales locales, ce qui réduit le risque de non-conformité. Les documents et les pistes d’audit sont automatiquement archivés, facilitant les contrôles en temps réel ainsi que les audits rétrospectifs.
Surveillance automatisée et alertes
Le moteur de conformité de Harmoney peut exploiter les données de facturation Peppol pour déclencher des alertes en cas d’anomalies, comme des factures en double ou des transactions impliquant des entités sur liste noire. Ces points de données supplémentaires fournissent des déclencheurs de vérification plus précis, allégeant la charge de travail des équipes de conformité.
Tableaux de bord en temps réel et suivi des KPI
Toutes les données structurées issues des factures électroniques peuvent être intégrées directement aux tableaux de bord de conformité de Harmoney, enrichissant ainsi vos rapports.
Vous souhaitez en savoir plus sur la manière de vous préparer à la facturation électronique via Peppol avec une plateforme de conformité de bout en bout qui vous offre une tranquillité d’esprit totale ? Demandez votre démo dès aujourd’hui.