Onboarding et screening efficaces des structures d’entreprise complexes
L’onboarding et la remédiation des clients corporate peuvent rapidement devenir fastidieux pour les équipes conformité. Lorsqu’il s’agit de structures d’entreprise complexes et multi-niveaux, avec de nombreuses filiales, actionnaires, UBOs sur plusieurs couches et des administrateurs répartis dans différents pays, la complexité augmente rapidement.
Les institutions financières rencontrent souvent les difficultés suivantes :
- Données dispersées et obsolètes. Les informations essentielles sur les entreprises sont réparties entre plusieurs sources. Il peut s’agir de registres nationaux, de listes d’UBO, de journaux officiels ou d’actes notariés, souvent situés dans des pays différents.
- Vérifications continues. Les structures d’entreprise évoluent constamment. Cela rend nécessaire une identification régulière des UBOs et une mise à jour permanente de la cartographie des actionnaires, en tenant compte de plusieurs juridictions.
- Inefficacité et doublons. Les contrôles manuels entraînent des retards, des efforts répétés et des demandes redondantes d’informations adressées aux clients.
Grâce à Harmoney, les institutions financières peuvent éliminer ces blocages en s’appuyant sur un processus KYC automatisé et entièrement intégré, même pour les structures corporate les plus complexes.
Identification automatique des entités mères et filiales
Lors de l’onboarding d’une entreprise, qu’elle soit simple ou complexe, la plateforme Harmoney récupère automatiquement toutes les entités juridiques pertinentes. Les intégrations avec des fournisseurs de données externes comme GraydonCreditsafe ou Bureau van Dijk sont croisées avec les bases internes de l’institution financière afin d’identifier instantanément les UBOs, les actionnaires et les entités affiliées.
Les équipes conformité disposent ainsi d’une vue complète de la structure corporate, sans devoir effectuer de recherches dans plusieurs systèmes.
Vérification complète des UBOs et analyse de risque automatisée
L’identification des UBOs est rarement simple. Les chaînes de propriété sont souvent longues, les UBOs peuvent être dissimulés derrière plusieurs holdings et la détention légale ne correspond pas toujours au pouvoir effectif. Harmoney permet de simplifier ce processus complexe.
- Processus digitalisé. Les clients sont invités à confirmer ou à mettre à jour les données UBO par voie électronique, ce qui garantit la précision tout en réduisant les échanges.
- Travail parallèle. Les responsables des entités juridiques peuvent ajouter directement les informations et les documents nécessaires, ce qui allège la charge administrative.
- Contrôles automatisés. Le système vérifie les UBOs dans les listes de sanctions, les registres PEP, les bases de données liées à la fraude et les sources de presse négative.
Tous ces contrôles sont transparents, conformes aux réglementations et enregistrés dans une piste d’audit complète avec des horodatages numériques et des relances automatiques si besoin.
Par exemple, si un UBO est présent dans une base de données de sanctions ou de fraude, le système le détecte immédiatement et le signale comme un risque. Les équipes conformité peuvent alors réagir sans délai.
Intégration fluide des données dans les questionnaires KYC
Lorsqu’une information manque après un contrôle automatique, la plateforme envoie une notification directe au client pour l’inviter à la compléter.
Contrairement aux processus KYC traditionnels, le questionnaire est prérempli avec les données déjà disponibles, ce qui limite les frictions et améliore les taux de complétion.
Collaboration efficace avec les parties prenantes clés
La gestion des structures corporate complexes ne concerne pas uniquement les équipes conformité. Les comptables, les conseillers juridiques et les responsables conformité du client peuvent également être impliqués.
Harmoney facilite cette collaboration via une plateforme centralisée.
- Les parties prenantes peuvent être intégrées dans les workflows pour assurer un partage fluide des documents, des validations et une prise de décision coordonnée.
- Les chaînes d’e-mails interminables et les fichiers dispersés ne sont plus nécessaires, ce qui permet aux équipes conformité de garder le contrôle.
La solution intelligente pour l’onboarding des clients corporate complexes
Les banques et institutions réglementées ne peuvent plus se permettre de dépendre de processus KYC manuels et fragmentés. Avec Harmoney, les équipes conformité bénéficient de plusieurs avantages :
- Une cartographie automatisée des entités mères, filiales et structures UBO.
- Des contrôles de risque intégrés et mis à jour en continu pour le screening de fraude, de sanctions et de PEP.
- Une expérience client fluide avec des formulaires préremplis et une collecte digitale des documents.
- Un processus entièrement transparent, conforme aux obligations réglementaires, avec une traçabilité claire.
La gestion des structures corporate complexes ne doit plus être un casse-tête pour la conformité.
Avec les bons outils, l’onboarding et le suivi de ces clients deviennent plus rapides, plus intelligents et beaucoup plus légers pour vos équipes, tout en vous offrant une tranquillité d’esprit totale.